Bosch Thermotechnik

Mitarbeiter eines Fertigungswerks von Bosch Thermotechnik füllten Arbeitskarten für den Teamleiter und die Rechnungsstelle bislang manuell auf Papier aus. Die Active Group entwickelte eine Softwarelösung, mit der dieser Prozess digitalisiert und deutlich effizienter gestaltet wurde.

Der Auftrag

Die Active Group wurde von Bosch Thermotechnik beauftragt, einen Arbeitsprozess in einem Bosch Fertigungswerk zu digitalisieren. In dem Werk sind Mitarbeiter sowohl in der Zeit- als auch in der Akkordarbeit beschäftigt; manche Arbeitsschritte werden nach Arbeitszeit, andere im Akkord, also nach gefertigter Stückzahl, vergütet. Bislang dokumentierten alle Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden bzw. Stückzahlen manuell auf sogenannten Arbeitskarten. Diese enthielten Angaben zu Materialnummer, Stückanzahl, aufgewendeter Zeit sowie weiteren relevanten Kennzahlen. Die ausgefüllten Arbeitskarten wurden anschließend vom Teamleiter geprüft, an den zuständigen Meister weitergleitet und nach dessen Prüfung an die Lohnabteilung übermittelt.

Dieser Prozess brachte eine Reihe von Problemen mit sich. Mitarbeiter mussten teilweise die Stückzahlen mit der aufgewendeten Zeit verrechnen, einzelne Werte und Faktoren nachschlagen; all dies geschah manuell, ggf. unter Zuhilfenahme von Taschenrechnern. Zudem waren nicht alle Arbeitskarten direkt bei der Arbeitsstation gelagert, zu der sie gehörten, was wiederkehrende Wege durch das Werk bedeutete. Um sich diese Wege zu sparen, kam es vor, dass Mitarbeiter mehrere Karten auf einmal mitnahmen - ein Vorgehen, das dazu führte, dass mitunter bereits abgelaufene Karten ausgefüllt und eingereicht wurden. Der Teamleiter musste solche Karten zurückweisen und an die Mitarbeiter zurückgeben, was den gesamten Ablauf verzögerte.

Fertig ausgefüllte Karten wurden von den Teamleitern gesammelt und geprüft, dann an die nächste Ebene weitergeleitet, wo die Karten nochmals geprüft und dann an die Lohnabteilung weitergeleitet wurden. Wenn Fehler erst in der Abrechnungsabteilung auffielen, wo die Karten unter Umständen erst einige Tage später ankamen, konnte dies zu Verzögerungen im Lohnbuchhaltungsprozess und im schlimmsten Fall in der Lohnauszahlung führen. In der Summe band der Prozess erhebliche Kapazitäten bei Mitarbeitern, war anfällig für Übertragungsfehler und verlangsamte die Weiterleitung der Daten an die Lohnabteilung.

An diesem Digitalisierungsprojekt hatten sich bereits mehrere IT-Dienstleister die Zähne ausgebissen. Vor diesem Hintergrund wandte sich Bosch an die Active Group. Der initial von Bosch vorgeschlagene Ansatz sah vor, die Arbeitskarten einzuscannen und mittels OCR - einer Technologie zur automatischen Texterkennung in Bildern - maschinell auszulesen. Nach einer Besichtigung des Fertigungswerks und einer Analyse der Arbeitsabläufe empfahl die Active Group jedoch eine weitergehende Lösung: die vollständige Digitalisierung des Arbeitsprozesses unter Verzicht auf Arbeitskarten – sowohl physisch als auch konzeptuell.

Die Lösung

Die Analyse der Arbeitsabläufe ergab, dass die Arbeitskarte gar nicht das zentrale Konzept der Anwendung ist. Arbeitskarten sind lediglich die Form, in der die Dokumentation der geleisteten Arbeit gesammelt wurde. Relevant sind die Arbeitseinheiten, die beschreiben, welche Tätigkeiten in welchem Umfang (Zeit oder Stückzahl) durchgeführt wurden. Diese fast schon triviale Einsicht, die sich einen Monat nach Projektbeginn zeigte, war die Grundlage für den weiteren Projekterfolg.

Unter Berücksichtigung des knappen Gesamtbudgets schlug die Active Group eine Hardwarelösung bestehend aus je einem Raspberry Pi und einem kleinen Touchscreen, später auch einer Tastatur und Maus, vor. Die Active Group entwickelte die an Bosch angepasste Software.

Die von uns entwickelte Software funktioniert wie folgt:

• Teamleiter und Meister können je nach Arbeitsbereich und Tätigkeit festlegen, welche Daten benötigt werden.
• Dateneingabe: Mitarbeiter können ihre Arbeit am Touchscreen dokumentieren. Die Software prüft bereits in diesem Schritt, ob die vom Teamleiter oder Meister definierten Bedingungen erfüllt sind und gibt entsprechende Rückmeldung.
• Prüfung durch den Teamleiter: Ein Ampelsystem zeigt dem Teamleiter auf einen Blick, welche Karten besondere Aufmerksamkeit erfordern. Gelb markierte Karten stehen zur Prüfung an, rot markierte weisen fehlerhafte oder unvollständige Einträge auf.
• Datenexport und Reporting: Die erfassten Daten werden unter anderem für den Export in das Bosch-interne SAP-System aufbereitet.

Die digitale Lösung brachte gegenüber dem bisherigen Prozess mehrere Vorteile. Mitarbeitern werden stets nur die für ihren Zeitraum relevanten Kennzahlen angezeigt. Zum Schichtwechsel erfolgt die Umstellung automatisch, sodass immer die aktuelle Karte verfügbar ist. Fehleingaben durch veraltete oder falsche Karten werden damit ausgeschlossen. Darüber hinaus ermöglichen verschiedene Export-Formate eine einfachere Übertragung der lohnrelevanten Daten in das Bosch-interne SAP-System.

Insgesamt ist der Prozess deutlich schneller und effizienter als die papierbasierte Vorgängerlösung.